In huurovereenkomsten is het niet ongebruikelijk dat verhuurders huurders vragen om eenmalige of herhalende administratiekosten te betalen. Deze kosten kunnen bijvoorbeeld gedeeltelijk of volledig gerelateerd zijn aan de inrichting van een woning, het maken van administratieve stukken, of het beheren van huurachterstanden. Toch zijn niet alle dergelijke kosten toegestaan of rechtvaardig. In dit artikel bespreken we op basis van recente jurisprudentie en wetgeving welke administratiekosten wettelijk toegestaan zijn, wanneer bepalingen oneerlijk worden geacht, en wat huurders en verhuurders hierbij rechtszekerheid kunnen verwachten.
Wat zijn administratiekosten in een huurovereenkomst?
Administratiekosten worden vaak genoemd in huurovereenkomsten als aanvullende kosten die een huurder moet betalen bij het sluiten van de huurovereenkomst of bij het betalen van de huur. Deze kosten kunnen bijvoorbeeld het volgende omvatten:
- Kosten voor het opstellen van de huurovereenkomst;
- Verzendkosten voor documenten;
- Sleutelgeld;
- Kosten voor het registreren van de huurder in het administratieve systeem van de verhuurder;
- Eventueel kosten voor het aanpassen van huurprijs of het beheren van huurachterstand.
Het is belangrijk om te onthouden dat deze kosten alleen toegestaan zijn als ze redelijk zijn en in verhouding staan tot de daadwerkelijke kosten die de verhuurder maakt. Daarnaast moet de huurder duidelijk weten welke kosten in rekening worden gebracht, en waarvoor deze kosten worden gemaakt.
Wanneer zijn administratiekosten oneerlijk?
Een beding in een huurovereenkomst wordt volgens artikel 7:264 lid 1 Burgerlijk Wetboek (BW) oneerlijk geacht als het een onredelijk voordeel biedt aan één van de partijen, en dit ten nadele van de andere. In het geval van administratiekosten is dit het geval als het beding een huurder onredelijk extra geld oplegt, terwijl de verhuurder er geen duidelijke of aanzienlijke prestatie voor levert.
Voorbeeld: administratiekosten bij huurachterstand
Een huurovereenkomst bevat een bepaling die luidt: "Als een huurder pas na de vervaldatum van een betaalperiode de huur voldoet, moet hij € 10 (inclusief btw) administratiekosten betalen." Deze bepaling is echter door een kantonrechter geoordeeld als oneerlijk. De reden hiervoor is dat de wet al voorziet in wettelijke rente en eventuele incassokosten bij huurachterstand. De verhuurder mag niet extra bedingen opnemen die afwijken van de wettelijke regels en hiermee het nadeel van de huurder (een consument) verder vergroten. In dit geval is het beding vernietigd, en hoeft de huurder de administratiekosten niet te betalen.
Voorbeeld: administratiekosten bij het sluiten van een huurovereenkomst
Een andere situatie is waarin een verhuurder een huurder € 200 aan administratiekosten in rekening brengt bij het sluiten van de huurovereenkomst. Hierbij is het bedrag volgens de kantonrechter enkel toegestaan voor kosten die duidelijk gericht zijn op een dienst of prestatie waar de huurder daadwerkelijk baat bij heeft. Zo is in een recente uitspraak gebleken dat enkel de kosten voor een naamplaatje (€ 13,50) redelijk zijn, omdat hierbij een duidelijke prestatie is. De rest van de administratiekosten (€ 186,50) is als onredelijk en oneerlijk geacht, en moet de verhuurder deze terugbetalen.
Welke administratiekosten zijn toegestaan?
Om te bepalen of administratiekosten wettelijk toegestaan zijn, is het belangrijk te onthouden dat:
- De kosten redelijk en noodzakelijk moeten zijn. De verhuurder moet kunnen aantonen dat de kosten werkelijk zijn gemaakt en dat ze niet onredelijk hoog zijn.
- Er een duidelijke prestatie moet zijn. De huurder moet er op een concrete manier baat bij hebben. Bijvoorbeeld: het opstellen van een huurovereenkomst of het registreren van de huurder in het administratieve systeem.
- De bepaling in de huurovereenkomst moet duidelijk zijn. De huurder moet precies weten welke kosten worden in rekening gebracht, en waarvoor deze kosten worden gemaakt.
Scenario 1: Grote verhuurder met eigen administratie
Een grote verhuurder met een eigen administratieteam die huurovereenkomsten opstelt en huurders registreert, heeft al personeel in dienst om deze zaken te doen. In dit geval is het minder waarschijnlijk dat een hoge vergoeding voor administratiekosten gerechtvaardigd is. De kosten zijn immers al opgenomen in de algemene bedrijfsuitgaven van de verhuurder.
Scenario 2: Extra diensten in de huurovereenkomst
In sommige huurovereenkomsten zijn extra diensten opgenomen, zoals een onderhoudsservice of een 24/7 helpdesk. In dergelijke gevallen is het redelijk om een vergoeding te vragen voor deze extra diensten. Echter, de verhuurder moet duidelijk aangeven welke diensten er worden geleverd, en wat de daadwerkelijke kosten daarvan zijn.
Jurisprudentie en wetgeving
De uitleg van artikel 7:264 BW is centraal in de beoordeling van administratiekosten. De Hoge Raad heeft in 2012 (Ymere/Nellestein) en in 2021 (reactie op prejudiciële vragen) bepaald dat een beding oneerlijk is als het een onredelijk voordeel biedt aan één van de partijen. Dit is het geval bijvoorbeeld wanneer een huurder onredelijk extra geld moet betalen zonder dat hierbij een duidelijke prestatie of voordelen zijn.
De kantonrechter Amsterdam heeft in 2022 een eindvonnis gewezen waarin duidelijk is gesteld dat een groot deel van de in rekening gebrachte administratiekosten onredelijk was. In dit geval was enkel de kosten voor het naamplaatje toegestaan. De rest van de kosten moest de verhuurder terugbetalen.
Wat betekent dit voor verhuurders?
Het is verstandig voor verhuurders om:
- Alleen die kosten in rekening te brengen die redelijk en noodzakelijk zijn. Het is verstandig om deze kosten in verhouding te brengen tot de werkelijke kosten die gemaakt zijn.
- Duidelijk te vermelden wat de administratiekosten inhouden. Het is essentieel dat de huurovereenkomst precies aangeeft wat er voor betaald wordt.
- Administratiekosten zo ver mogelijk te verdisconteren in de huurprijs. Dit is vooral toepasbaar in de vrije sector. In de sociale huursector zijn er beperkte mogelijkheden hieraan, vanwege het puntensysteem dat geldt.
Wat betekent dit voor huurders?
Huurders die het gevoel hebben dat administratiekosten onredelijk zijn of oneerlijk, kunnen:
- Contact opnemen met hun verhuurder. Vaak kan hierbij een akkoord worden gesloten of het bedrag terugbetaald worden.
- Advies zoeken bij een huurdersorganisatie of huurcommissie. Deze instellingen kunnen juridisch advies geven en ondersteuning bieden bij het aanvechten van onredelijke bedingen.
- Een klacht indienen bij de toezichthoudende instanties. Bijvoorbeeld bij de huurcommissie of de gemeentelijke huurinspectie.
Conclusie
Administratiekosten in huurovereenkomsten kunnen wettelijk toegestaan zijn, maar ze moeten redelijk zijn en duidelijk vermeld staan in de huurovereenkomst. Het is belangrijk dat beide partijen weten wat er voor betaald wordt, en dat de kosten in verhouding staan tot de daadwerkelijke kosten die gemaakt zijn. Echter, wanneer bepalingen in een huurovereenkomst een onredelijk voordeel bieden aan de verhuurder, zijn deze oneerlijk en kunnen vernietigd worden door de rechter.
Voor zowel huurders als verhuurders is het verstandig om juridisch advies in te winnen, zeker bij twijfel of wanneer bepalingen controversieel zijn. Dit helpt om rechtszekerheid te bieden en eventuele geschillen vooraf te voorkomen.